Gebruik

Wie kan hier terecht?

Categorie 1 Categorie 2 Catergorie 3
Door de Stad Gent erkende jeugdwerkinitiatieven en studentenverenigingen; initiatieven betoelaagd door ‘Alles Kan’ Andere Gentse verenigingen met werking/secretariaat/maatschappelijke zetel in Gent; erkend door de Stad Gent; Gentse afdelingen van sociaal-culturele verenigingen erkend of gesubsidieerd door Vlaamse Overheid; Gentse scholen en onderwijsinstellingen; activiteiten gesubsidieerd door de Stad Gent (projectsubsidies, b.v. Wijk aan Zet) Derden (particulieren, bedrijven, niet-erkende Gentse verenigingen, verenigingen van buiten Gent, politieke partijen en fracties, vakbonden, ‘de vriendenkring van…’ alle voorgaande)

Let wel: Een particulier betekent in dit geval een privépersoon die een activiteit organiseert met openbaar nut, b.v. iemand die in zijn vrijetijd beeldhouwer is en een kunsttentoonstelling geeft.

De polyvalente zalen kunnen niet gehuurd worden voor privéfeesten (trouwfeesten, communifeesten, verjaardagsfeesten, enz…), partijpolitieke activiteiten of religieuze activiteiten.

Algemene voorwaarden

Huurprijs 

De huurprijs is afhankelijk van de gebruikte lokalen, de categorieën huurders en de aard van de activiteit.

De huurprijzen zijn vermeld in onderstaand schema.

  Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3
Vergaderingen
Repetities
Spelen zonder €
Vorming zonder € 
MonoPoly: 0€
PolyPoly: 0€
PolyMeer: 0€
MonoPoly: 20€
PolyPoly: 10€
PolyMeer: 10€
MonoPoly: 100€
PolyPoly: 60€
PolyMeer: 60€
Recepties
Koffietafels
Kleine etentjes 
MonoPoly: 0€
PolyPoly: 0€
PolyMeer: 0€
MonoPoly: 50€
PolyPoly: 25€
PolyMeer: 25€
MonoPoly: 150€
PolyPoly: 100€
PolyMeer: 100€
Vorming met €
Tentoonstellingen 
MonoPoly: 5€
PolyPoly: 5€
PolyMeer: 5€
MonoPoly: 60€
PolyPoly: 50€
PolyMeer: 50€
MonoPoly: 200€
PolyPoly: 160€
PolyMeer: 160€
Spelen met €
Wedstrijden
Schieting
Beurzen 
MonoPoly: 50€
PolyPoly: 25€
PolyMeer: 25€
MonoPoly: 85€
PolyPoly: 75€
PolyMeer: 75€
MonoPoly: 300€
PolyPoly: 200€
PolyMeer: 200€
Voorstellingen:
comedy, theater, cabaret, quiz, muziek met €
MonoPoly: 80€
PolyPoly: 60€
PolyMeer: 60€
MonoPoly: 160€
PolyPoly: 100€
PolyMeer: 100€
MonoPoly: 400€
PolyPoly: 300€
PolyMeer: 300€
Muziek - concerten
Fuiven - dansfeesten
Eetfestijnen met €
MonoPoly: 140€ MonoPoly: 200€ MonoPoly: 500€

Waarborg

Elke gebruiker betaalt voorafgaand aan de activiteit een waarborg van 250 €.

Bij annulatie wordt een deel van de waarborg ingehouden.

Na afloop van de activiteit wordt de waarborg teruggestort tenzij in volgende gevallen:

  • beschadiging van het gebouw
  • verlies / breuk van sleutels
  • beschadiging / verdwijning van materiaal of meubilair

Kosten die de waarborg overstijgen worden vanzelfsprekend aangerekend.

Verzekering en Aanspraakelijkheid

  • Elke gebruiker is zelf verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en heeft hiervoor zijn eigen verzekering BA&O .
  • De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van het overschrijden van het maximum aantal toegelaten personen in het gebouw of de lokalen. Deze aantallen hangen uit in elke zaal.
  • De veiligheidsnormen opgelegd door de brandweer of de politie van de Stad Gent moeten strikt worden nageleefd.
  • Zoals in elk gebouw gelden bij ons ook de geluidsnormen zoals beschreven in de wet. Kort gezegd verwachten we van elke gebruiker dat er na 22u geen lawaai meer gemaakt wordt (zowel binnen het gebouw als erbuiten) waardoor de rust van de buurtbewoners verstoord wordt.
  • Het speelplein vlakbij het gebouw is een openbaar speelplein en mag door iedereen worden gebruikt, zowel door de gebruikers van het gebouw als door de niet-gebruikers.
  • Wij streven naar een optimale verstandhouding met onze buren. Wij vragen dus ook aan alle gebruikers om vanuit deze filosofie te handelen. Bij problemen hierover vragen wij zo snel mogelijk de beheerder op de hoogte te brengen.

Aanvraagprocedure

Naargelang de termijn en frequentie van het gebruik spreken we over twee categorieën. Afhankelijk van in welke categorie je thuishoort zal de aanvraagprocedure en afhandelingsprocedure lichtjes verschillen.

  • Kleingebruiker: U gebruikt een zaal tot maximaal vijf keer per jaar en dient bij elk gebruik een aanvraag in.
  • Grootgebruiker: U gebruikt een zaal frequent (meer dan 5 keer per jaar) en u doet een globale aanvraag voor een bepaalde termijn.

Kleingebruiker

  • Vul volgend aanvraagformulier minstens 2 weken voor de aanvang van de eerste activiteit in.
  • Er wordt binnen de 2 weken contact opgenomen met de aanvragende vereniging. Er wordt een afspraak gemaakt voor bezoek: eerste kennismaking + bekijken van de ruimtes. De gebruiker brengt een kopie van de statuten mee of een document waaruit erkenning blijkt.
  • Zowel gebruiker als beheerder checken of samenwerking mogelijk is en onder welke voorwaarden.
  • Er wordt een overeenkomst (= contract) opgemaakt voor gebruik.
  • De overeenkomst gaat pas in als de waarborg en de huurprijs betaald werden en als een bewijs van betaling werd binnengebracht.
  • Er wordt een moment afgesproken waarop de sleutel wordt overhandigd.
  • Na het gebruik van de zaal wordt de sleutel teruggeven op een afgesproken moment. De waarborg wordt binnen de week teruggestort door de beheerder. Eventuele kosten worden hier uiteraard eerst vanaf getrokken.
  • De gebruiker is gebonden aan het huishoudelijk reglement en mee verantwoordelijk voor respectvol gebruik van het JOC. Hij wordt dus, zoals het zo mooi in de wet wordt omschreven,  verondersteld op te treden ‘als een goede huisvader'.

Grootgebruiker

  • Vul volgend aanvraagformulier in:
  • Alle aanvragen worden pas behandeld na 20 augustus. In principe krijgen de vaste bewoners en de grootgebruikers die reeds gebruik maakten van het gebouw voorrang.   
  • De beheerder neemt zo spoedig mogelijk contact op met de aanvragende vereniging. Er wordt een afspraak gemaakt voor bezoek: eerste kennismaking + bekijken van de ruimtes. De gebruiker brengt een kopie van de statuten mee of een document waaruit erkenning blijkt
  • Zowel gebruiker als beheerder checken of samenwerking mogelijk is en onder welke voorwaarden  
  • Er wordt een overeenkomst (= contract) opgemaakt voor gebruik.
  • De overeenkomst gaat pas in als de waarborg en de huurprijs betaald werden en als een bewijs van betaling werd binnengebracht.
  • Er wordt een moment afgesproken waarop de sleutel wordt overhandigd. Hierbij tekent de gebruiker het sleutelcontract. Vanaf dan begint de termijn te lopen waarin de gebruiker verantwoordelijk is voor die zaal op alle momenten afgesproken in het contract. Vanaf dan is de gebruiker gebonden aan het huishoudelijk reglement en mee verantwoordelijk voor respectvol gebruik van het JOC. Hij wordt dus, zoals het zo mooi in de wet wordt omschreven, verondersteld op te treden ‘als een goede huisvader'. Vanaf dan wordt er ook van de gebruiker verwacht dat hij/zij elke vorm van beschadiging meldt aan de beheerder.  
  • Wanneer de termijn (afgesproken in de overeenkomst) afloopt, wordt de sleutel binnengebracht. De waarborg wordt binnen de week teruggestort door de beheerder. Eventuele kosten worden hier uiteraard vanaf getrokken.

Huishoudelijk Reglement

  • De zalen mogen enkel en alleen worden gebruikt voor dat doel dat vooraf staat vermeld in de overeenkomst. De lokalen mogen door de gebruiker niet aan derden worden afgestaan.
  • Indien de gebruiker de zaal uiteindelijk niet wenst te gebruiken, moet hij deze zaal zo snel mogelijk, (en tenminste 24 uur op voorhand) annuleren. Dit geldt zeker en vast ook voor de grootgebruikers. Zo kan de ruimte nog verhuurd worden aan andere gebruikers. Wie niet minstens een dag op voorhand annuleert, verliest 20% van de waarborg. Indien grootgebruikers verschillende keren niet komen opdagen op momenten dat de ruimte voor hen is voorbehouden, kan de beheerder beslissen hen te schorsen.
  • Het is verboden met ballen, frisbies, ... te spelen in het gebouw.
  • De zalen moeten ten laatste om 24 uur gesloten zijn, tenzij expliciet afgesproken met de beheerder.
  • Er mag geen meubilair worden verhuisd en verwisseld tussen zalen. Alles blijft ter plekke, tenzij expliciet anders is afgesproken met de beheerder.
  • De zalen moeten bij het verlaten zich in de staat bevinden zoals bij het toekomen:
    • Meubilair staat weer op de oorspronkelijke plaats, zoals beschreven op het plannetje.
    • De zaal moet leeg zijn. Er mag niets blijven liggen wat van een gebruiker is.
    • Elk gebruikt deel van het gebouw moet worden geveegd.
      Schoonmaakmateriaal vind je in elke zaal in de kuishoek/kast. Gelieve dit materiaal terug te plaatsen op de juiste plaats.
    • Wanneer iets echt vuil is (na verfactiviteit, ongelukje, ..) moet er ook eventjes 'nat' gekuist worden.
    • Ook de toiletten worden netjes achtergelaten. Indien er achteraf moet worden gekuist door de beheerder, zal een kuisfirma worden gevraagd. De kosten hiervoor worden verhaald op de gebruiker.
    • Ook gangen, traphal, toilethallen, ... vallen onder deze afspraak.
  • Vuilnis wordt in de juiste vuilbak gedeponeerd. Wij sorteren glas (oranje bak), papier (blauwe bak) en restafval (zwarte bak).
  • Controleer of de verwarming op de juiste stand staat:
    • In de zomerperiode: UIT
    • In de winterperiode: AAN op stand 3
  • Controleer of de ramen dicht zijn.
  • Alle lichten moeten uit zijn. De lichten in de grote traphal gaan vanzelf uit.